[Interview] Réalisation d’un audit achat – logistique au sein du CH de Semur-en-Auxois

Interview de M. Marc LE CLANCHE, Directeur général,
Centre hospitalier Robert Morlevat de Semur-En-Auxois.

Votre établissement a été accompagné par la société axege conseil dans le cadre d’un audit achat / logistique, pourriez-vous nous expliquer en quoi a consisté cet accompagnement ?

Pour un établissement de taille moyenne comme le CH de Semur, il est important de revisiter périodiquement des routines organisationnelles qui peuvent perdre du sens au fil des ans.

Dans le cadre de l’évolution prochaine de notre système d’information, avec l’installation de C PAGE i  en 2017, mais aussi dans le prolongement du programme PHARE, nous avons décidé de réaliser un audit de la fonction achats/ logistique. Il s’agissait en fait, bien plus qu’un état des lieux, d’initier une véritable démarche de conduite du changement, devant permettre d’améliorer l’efficience de la fonction achat / logistique.

Pour mener à bien cette démarche, nous avons bénéficié de l’expertise de la société axege conseil qui nous a permis d’analyser les processus et de dégager des axes d’optimisation de nos procédures internes, de notre SIH et des différents secteurs de l’hôpital touchant aux achats et à la logistique : informatique, secteur biomédical, services techniques, laboratoire, pharmacie, service achat, service financier, hôtellerie, magasins etc.

Pourquoi avoir choisi axege conseil pour cette mission ?

Après avoir défini les objectifs, nous avons lancé une consultation à laquelle axege conseil a répondu. Leur connaissance du secteur hospitalier et aussi il faut le dire, une expérience précédente positive au sein de l’établissement dans le domaine du décisionnel, ont été des éléments important dans notre choix.
En effet, l’équipe Axège avait déjà démontré son savoir-faire lors de précédentes missions réalisées au Centre Hospitalier de Semur. Nous avons opté pour la continuité afin de nous insérer dans un partenariat basé sur une relation de confiance.

Quel est votre ressenti sur l’accomplissement de la mission et l’accompagnement réalisé par axege conseil ?

Notre collaboration a été très positive. Les équipes d’axege conseil ont été très réactives et à l’écoute tout au long du projet. Celui-ci a été mené en s’appuyant sur une méthodologie éprouvée et axege conseil nous a apporté une véritable valeur ajoutée en termes de gestion de projet.
Le diagnostic s’appuie sur l’analyse de la situation propre à l’établissement, avec ses particularités. Il a permis de réinterroger de nombreux circuits, (commandes, livraisons, magasins, traitement des factures etc.) C’est à mon sens un préalable indispensable à l’évolution de notre système d’information, qui ne doit pas coexister avec des processus surannés.

Quelles sont les conclusions de cette étude et les perspectives à la suite de cette mission ?

Les préconisations issues de cette étude nous ont permis de clairement identifier les chantiers à mettre en place et les leviers d’optimisation de notre fonction achat / logistique. Il s’agira notamment de simplifier certaines tâches, d’éviter des redondances, et au final d’améliorer le service rendu aux services de soins. Je précise que la démarche ne comportait pas d’objectif de réductions d’emplois dans ce secteur, mais seulement un enjeu de maîtrise des processus.

La prochaine étape consiste à la mise en œuvre des plans d’action. Après la mise en ordre du fichier articles, des travaux sont prévus dans les prochaines semaines pour reconfigurer le « magasin », et redéfinir les tâches de nos logisticiens. Il s’agira aussi naturellement de dématérialiser tout ce qui pourra l’être.
Notre partenariat va se poursuivre et axege conseil va également nous accompagner afin d’élargir l’action des contrôleurs de gestion au périmètre logistique.

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